Flotten- und Fuhrparkmanagement: Noch immer unterschätzt?

Für die Arbeitgeber führen Benefits, wie ein eigener Fuhrpark zur Steigerung der Unternehmensattraktivität, jedoch ergeben sich dadurch auch einige Probleme, die es zu beachten und durch cleveres Fuhrparkmanagement zu verhindern gilt. 

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Fuhrparkmanagement – Bedeutung

Das Management der firmeneigenen Flotte ist eine umfangreiche Aufgabe, die nicht unterschätzt werden sollte. Denn zum Fuhrparkmanagement gehört mehr als die Vergabe der Fahrzeuge an Mitarbeiter. Zu den täglichen Aufgaben des Fuhrparkmanagers gehören unter anderem: 

• Ausarbeitung einer Car Policy
• Führerscheinkontrolle
• Fahrereinweisungen
• Strafzettelmanagement
• Überprüfung der Lenk- und Ruhezeiten

und vieles mehr. Aufgrund der vielseitigen Aufgabengebiete können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sogar eine Ausbildung zum Fuhrparkmanager absolvieren, in der alle Regeln, Themen und Anforderungen gelehrt werden. 

Die Bedeutung von Car Policy

Die Ausarbeitung und Aufstellung einer Car Policy ist einer der wichtigsten Bestandteile des Fuhrparkmanagements. Dabei geht es um die allgemeine Regelung im Umgang mit den Firmenfahrzeugen. Ziel bei der Ausarbeitung einer ausführlichen Car Policy ist das Festsetzen von bestimmten Regeln und Pflichten, die Mitarbeiter in Bezug auf die Firmenwägen einhalten müssen. Diese gelten allgemein und müssen nicht wie bei einem Dienstwagenüberlassungsvertrag mit jedem einzelnen Angestellten geschlossen werden. Darüber hinaus werden die Ansprüche der Belegschaft ausgewertet, um die bestmögliche Strategie für den Aufbau des Fuhrparks zu erarbeiten. 

Wichtig für den Fuhrparkmanager eines Unternehmens ist, die Car Policy immer im Blick zu behalten und gegebenenfalls an aktuelle Situationen anzupassen – wenn sich beispielsweise Ansprüche an die Fahrzeuge oder Parksituation ändert. 

Die Flotte – Leasing oder Kaufen? 

Steht das Management und die Car Policy, ist der nächste Punkt auf der Liste die Beschaffung der Fahrzeuge. Dabei muss sich die Chefetage die Frage stellen, ob die Fahrzeuge gekauft oder geleast werden sollen. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile und werden von kleinen Firmen bis großen Konzernen unterschiedlich genutzt. Während große Unternehmen zunehmend Leasing für die eigene Flotte bevorzugen, werden in Betrieben mit weniger Mitarbeitern noch immer gern Fahrzeuge gekauft. 

Vor- und Nachteile von Kaufen

Der erste Vorteil des Kaufs von Firmenwägen ist das direkte Eigentum, inklusive des Anspruchs auf Garantien der Fahrzeuge. Außerdem können alle Autos frei eingesetzt und wieder verkauft werden – umständliche Rückgabe Prozedere fallen dahingehend weg. Finanziell gesehen bindet man mit dem Kauf sein Kapital direkt ans Unternehmen und kann mit der Abschreibung des Erwerbs den Gewinn der Firma senken, was am Ende des Jahres steuerliche Vorteile mit sich bringt. 

Jedoch ist der Kauf von Fahrzeugen meist umständlicher und teurer, was sich auf die Liquidität der Firma auswirkt. Darüber hinaus verlieren Autos nach ihrem ersten Jahr rund 24 Prozent und in den Folgejahren jeweils ungefähr 6 Prozent ihres Wertes, was beim Weiterverkauf von Fahrzeugen beachtet werden muss. Dazu kommt der zusätzliche Aufwand, der beim Verkauf der Wägen auf das Unternehmen zukommt. Ob dies zu weniger Komplikationen als die Rückgabe von Leasingfahrzeugen führt, kann zumindest diskutiert werden. 

Vor- und Nachteile von Leasing

Entscheidet man sich als Unternehmen für das Leasing von Mitarbeiterfahrzeugen, stehen anfangs keine hohen Kosten zu Buche. Das heißt, der Betrieb schont seine Liquidität. Die monatlichen Leasingraten sind zudem als Betriebsausgaben vollständig absetzbar – beim Kauf kann nicht die komplette Summe auf einmal abgesetzt werden. Darüber hinaus weiß die Buchhaltung am Anfang des Jahres, welche Kosten auf das Unternehmen zukommen und erhält somit eine klare Planungs- und Kalkulationssicherheit.

Ein weiterer Vorteil des Leasings ist, dass die Fahrzeuge im Fuhrpark immer auf dem neuesten Stand sind. Nach Ablauf des Leasingzeitraums gibt es verschiedene Möglichkeiten für das Unternehmen. Eine ist, die Fahrzeuge abzugeben und gegebenenfalls gegen neue Autos zu neuen Konditionen einzutauschen. Bleibt man als Firma über einen längeren Zeitraum bei einem Leasinganbieter besteht zudem die Chance auf mögliche Rabatte. 

Dennoch ist Leasing nicht frei von Nachteilen. Leasingfahrzeuge sind in ihrer Nutzung oftmals beschränkt und können nicht immer für private Zwecke verwendet werden. Ein Grund dafür sind die vorgeschriebenen Kilometer, die jedes einzelne Fahrzeug pro Jahr fahren darf. Bei der Abgabe der Dienstwägen können eventuelle Schäden und Mängel zu Komplikationen und weiteren Kosten führen. 

Fuhrparkmanagement als Teil des Mobilitätsmanagements eines Unternehmens

Im Zuge des Mobilitätsmanagements geht es darum, nachhaltige Verkehrskonzepte zu fördern und die Verhaltensweisen aller Verkehrsteilnehmer so zu verändern, dass die Nutzung privater PKWs optimiert und emissionsarme Fortbewegung reizvoller gestaltet wird. 

Fuhrparkmanager in Unternehmen befassen sich ebenfalls mit der Thematik des Mobilitätsmanagements innerhalb des Betriebs. Die übergeordnete Fragestellung ist: 

Wie kann die Mobilität der eigenen Mitarbeiter nachhaltig gestaltet werden? 

Eine nachhaltige Mobilität kann geschaffen werden, indem der Fuhrpark nicht nur aus dem klassischen Dienstwagen in Form eines PKW's besteht, sondern durch andere Fortbewegungsmittel wie Fahrräder, Carsharing-Lösungen oder Tickets für öffentliche Verkehrsmittel ergänzt wird. 

Denn nicht jeder Mitarbeiter braucht zu jeder Zeit ein Dienstfahrzeug, wenn der Betrieb gut an die öffentlichen Verkehrsmittel angebunden oder der Weg zu Arbeit zu kurz für die Fahrt mit dem Auto ist. In solchen Fällen ist das Auto der falsche Ansatz. Durch alternative Lösungen der Fortbewegung können die Fahrten mit den Autos drastisch verkürzt werden und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter somit die Umwelt schonen. 

Darüber hinaus ist die finanzielle Belastung auf beiden Seiten erheblich geringer, da nicht jeden Tag ein PKW genutzt und betankt wird, sondern auch das Fahrrad, die Bahn oder ein Car-Sharing Angebot zur Verfügung steht.    

Mit der Flotte in die Elektromobilität

Für den Aufbau einer eigenen, nachhaltigen Flotte ist vor allem der Bereich der E-Mobilität spannend. Dabei setzen Unternehmen, egal welche Mitarbeiteranzahl, mit solchen Firmenwägen ein wichtiges Zeichen für den Umstieg vom Verbrennermotor hin zu erneuerbaren Energien. 

Unterstützung erhalten die Betriebe vom Staat. Das Bundesumweltministerium fördert Unternehmen beispielsweise mit dem „Fleet e.Xperience“ Sofortprogramm. Im Zuge dieser Förderung erhalten die Firmen bis zu 40 Prozent der Kosten für Elektrofahrzeuge zurück. In Städten mit einer hohen Stickoxidbelastung werden nicht nur die Fahrzeuge, sondern auch die passende Ladeinfrastruktur auf dem Parkplatz gefördert. 

Um den Fuhrpark auf die Elektromobilität einzustellen, ist die Installation von Ladestationen der wichtigste Punkt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen sich keine Gedanken machen müssen, wo der Firmenwagen aufgeladen werden kann. Firmenparkplätze sind für den Aufbau einer solchen Ladeinfrastruktur daher notwendig, weil nur dort vernetzte Ladepunkte installiert werden können, von denen alle Arbeitnehmer mit Elektrofahrzeugen profitieren. 

Um dies erfolgreich umzusetzen, ist an der Stelle eine eCar Policy hilfreich. So werden alle Punkte der Einführung einer E-Mobility-Flotte aufgeführt und Schritt für Schritt bearbeitet. 

Intelligentes Parkraummanagement für den Fuhrpark

Ob E-Fahrzeuge oder nicht, die Flotte muss geparkt werden. Entscheiden sich Betriebe Firmenwägen zur Verfügung zu stellen, ist ein intelligentes Parkraummanagement von Nöten. 

Eine feste Stellplatzvergabe ist an der Stelle wenig wirtschaftlich, da nicht alle Parkplätze zu jeder Zeit benutzt werden. Besonders Kollegen im Außenvertrieb sind häufig bei externen Terminen und nutzen ihre Parkplätze seltener als andere, die hauptsächlich im Büro arbeiten. Auch Homeoffice, Krankheits- und Urlaubstage lassen immer wieder Stellflächen leer stehen. Ein intelligentes Parkraummanagement ist für die Einführung eines Fuhrparks daher die bessere Lösung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Firmenwagen können beispielsweise via App ihre Parkplätze reservieren, buchen und bezahlen. Dadurch spart das Unternehmen Kosten für die Parkplätze und die Mitarbeiter Zeit für die Suche nach freien Stellflächen. 

Ein solches Parkraummanagement wird beispielsweise von dem Münchner Startup ParkHere angeboten und können auf die jeweiligen Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden. 

Fazit – Die Möglichkeiten sind da

Ein professionelles Fuhrparkmanagement ist unerlässlich, wenn sich Unternehmen eine eigene Flotte an Fahrzeugen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zulegen möchten. Egal, ob nur aus Pkws mit Verbrenner Motor, Elektromobilität oder alternative Fortbewegungsmittel, wie Fahrräder, Car-Sharing oder öffentlicher Verkehr – mit einem guten Management steht und fällt die Organisation des Fuhrparks. 

Hilfe bekommen Fuhrparkmanager an vielen Stellen durch Fortbildungen, finanzielle Förderungen oder intelligente Technik im Parkraummanagement. Werden die Fehlerquellen identifiziert, Vor- und Nachteile abgewogen und Mobilität so nachhaltig wie möglich gestaltet, steht einer erfolgreichen Flotte nichts im Weg. 

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