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Arbeitsplatzreservierung: So verändert sich die Bürowelt

Vieles ist mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie anders geworden – nicht zuletzt das Arbeiten im Büro. Zum einen hat sich Home Office auf breiter Front etabliert, zum anderen sind Trennwände und Zellen in die Großraumbüros zurückgekehrt. Die „Open-Space“-Zeit ist vorüber; Büroarbeit ist heute wieder von räumlicher Segmentierung geprägt. Allerdings kann der Raum heute viel effizienter genutzt werden – dank digitaler Technik.

Zu Beginn des Industriezeitalters waren Büros große Räume, in denen sehr viele Angestellte mit geringem Abstand an streng symmetrisch ausgerichteten Schreibtischen saßen. Mitte der Neunzehnhundertsechzigerjahre änderte sich das: In Deutschland entstand die Idee der „Bürolandschaft“, konzipiert von den Gebrüdern Schnelle. Zusätzliche Möbel und der Einsatz von Trennwänden machten den bis dato klassenzimmerähnlichen Büroraum wohnlicher. In Amerika griff man diesen Trend auf und trieb die Raumsegmentierung auf die Spitze – was schließlich gegen Ende der Siebzigerjahre die berüchtigten „Würfellandschaften“ hervorbrachte. In den von Fusionen und Übernahmen geprägten Achtziger- und Neunzigerjahren wurden die Würfellandschaften dann zum Sinnbild für Austauschbarkeit. Als gegenläufiger Trend kamen gegen Ende der Neunzigerjahre die bis heute bekannten Großraumbüros auf. Sie sind von offenen Flächen, Tischinseln und Sichtkontakt zwischen den Angestellten geprägt. Das Großraumkonzept punktet vor allem mit ökonomischen Vorteilen: Es ermöglicht eine flexible Raumgestaltung, und es erlaubt wegen der fehlenden Trennwände eine sehr effiziente Beheizung, Klimatisierung und Ausleuchtung. Es hat aber auch gravierende Nachteile: Der hohe Lärmpegel macht konzentriertes Arbeiten schwierig, und die freien Sichtachsen lassen bei vielen Angestellten ein Gefühl des Überwachtwerdens aufkommen. Außerdem klagt jeder dritte Angestellte in einem Großraumbüro über fehlende über schlechte Luft.

Die Tage der Großraumbüros sind gezählt

Der größten Nachteil des Großraumkonzepts ist indes ein medizinischer: Die Gefahr einer Ansteckung mit Viren und Bakterien ist in einem Großraumbüro deutlich höher als in Einzelbüros. Schon lange vor der Corona-Pandemie erklärte der Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel (bso), dass die finanziellen Vorteile, die sich für Arbeitgeber aus der wirtschaftlicheren Flächennutzung von Großraumbüros ergeben, durch einen höheren Krankenstand nivelliert werden. Das Corona-Virus machte die große Ansteckungsgefahr noch deutlicher: Zu Beginn der Pandemie etwa steckte in Südkorea ein Call-Center-Mitarbeiter an einem einzigen Arbeitstag 94 Kollegen an. Das entsprach einem Bürobelegschaftsanteil von 42 Prozent. Etliche Studien, die anschließend zum Infektionsgeschehen in Büros durchgeführt wurden, bestätigten das Gefährdungspotenzial geschlossenen Räumen ohne Abgrenzung. In diesen breiten sich Infektionskrankheiten innerhalb kürzester Zeit aus. Trendforschungsinstitute wie die US-Beratungsfirma Gartner sind sich deshalb sicher: Die Tage von Großraumbüros sind gezählt.
Digitaler Wandel: Flexibilisierung der Büroarbeit
Dass das Konzept Großraumbüro ein Auslaufmodell ist, liegt allerdings nicht nur an der Corona-Pandemie. Eine Harvard-Studie aus dem Jahr 2018 ergab, dass Open-Space-Büros in kommunikativer Hinsicht dysfunktional sind, da sie den Austausch zwischen Mitarbeitern eher behindern als begünstigen.6 Team- oder gar abteilungsübergreifende Gespräche finden in Großraumbüros kaum statt, die Kommunikation beschränkt sich auf Unterhaltungen mit dem Tischnachbarn. Im Zeitalter von New Work, in dem der unbeschränkte Austausch über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg einen hohen Stellenwert hat, ist das ein schwerwiegender Makel. Außerdem hat sich die Büroarbeit im Zuge des digitalen Wandels stark verändert. Die klassische Sachbearbeitung ist rückläufig; sie wird mehr und mehr von automatischen Systemen abgelöst. Dafür wird projektorientierte Entwicklungsarbeit immer wichtiger – diese erfordert aber eigentlich keine durchgängige Präsenz am Arbeitsplatz. Corona hat deutlich gezeigt, dass sich in vielen Branchen ein Großteil der Arbeit zu Hause erledigen lässt. Die Büroarbeit der Zukunft wird deshalb von einer Mischung aus konzentrierter Heimarbeit und interaktiver Arbeit im Office geprägt sein – und damit auch von einer räumlich und zeitlich flexiblen Arbeitsstruktur. Vor diesem Hintergrund sind Großraumbüros mit fest zugeordneten Arbeitsplätzen nicht mehr zeitgemäß.

Anpassungsfähige neue Bürowelt

Das bedeutet jedoch nicht, dass Büros generell ausgedient hätten. Die persönliche Zusammenkunft am Arbeitsplatz wird auch in Zukunft noch eine Rolle spielen, sie wird aber anlassbezogen stattfinden. Was zu Hause erledigt werden kann, wird auch zu Hause erledigt. Ins Büro kommt man nur für bestimmte Aufgaben. Entsprechend ändern sich auch die Ansprüche von Unternehmen an Büroräumlichkeiten. Moderne Büros müssen eine offene Fläche mit flexiblen Raumwandsystemen haben, die es erlauben, Arbeitsplätze nach Bedarf einzurichten und zu modifizieren. So können verschiedene Arbeitsmöglichkeiten geschaffen werden, von Einzelarbeitsplätzen für Routinetätigkeiten über Projektinseln für Teamarbeit bis hin zu „Thinktanks“ für hochkonzentriertes Arbeiten. Die Beschäftigten können dann sowohl ihre Büropräsenzzeit als auch den zu ihrer jeweiligen Aufgabe passenden Arbeitsplatz frei wählen.

Effizientere Büroraumnutzung dank Desk-Sharing

Wenn aber die Schreibtische in einem Büro nicht mehr jeden Tag besetzt sind, besteht die Gefahr, dass die teure Bürofläche nicht effizient genutzt wird. Tatsächlich ist das aber ohnehin in den meisten Großraumbüros Fall – unabhängig davon, ob nach New-Work-Direktiven gearbeitet wird oder nicht. Eine Studie der DZ-Bank belegt, dass klassische Büroarbeitsplätze im Schnitt nur an 190 Tagen im Jahr (von 250 jährlichen Arbeitstagen) genutzt werden. An den restlichen Tagen bleiben sie aufgrund von Urlaub, Gleittagen, Krankheit, Dienstreisen oder Home-Office-Tagen frei. Rechnet man auch noch Teilzeitarbeit mit ein, dann ist ein Büroangestellter nur über 65 Prozent seiner Arbeitszeit an seinem Platz. Die Lösung für das Auslastungsproblem: Desk-Sharing. Bei diesem Organisationssystem sind die Arbeitsplätze in einem Büro nicht einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet, sondern sie werden täglich – oder wöchentlich oder monatlich – nach Bedarf vergeben. So kann ein Unternehmen mit weniger Arbeitsplätzen auskommen, als die Belegschaft Mitarbeiter umfasst (in der Regel können 20 Prozent der Arbeitsplätze eingespart werden). Entsprechend weniger Bürofläche muss angemietet werden.

Unbedingt sinnvoll: ein Arbeitsplatzreservierungssystem

Dieses Desk-Sharing, auch „Flexible Office“ genannt, ist eigentlich nicht neu. Bereits zu Beginn der 2000er-Jahre führten zahlreiche große Konzerne das nonterritoriale Arbeiten mit weniger Arbeitsplätzen als Mitarbeitern ein, zum Beispiel IBM, Microsoft, Siemens, die Deutsche Bank und die Lufthansa. In Ermangelung von leistungsfähigen Reservierungssystemen kam es dabei jedoch vielfach zu Problemen: Ein großer Teil der Mitarbeiter fühlte sich durch den Zwang, sich morgens erst einmal einen freien Platz suchen zu müssen, unter Druck gesetzt. Kein Wunder – wer zu Arbeitsbeginn erst einmal mit einem Schubladencontainer durchs Büro laufen und sich einen Platz suchen muss (und am Ende vielleicht nur eine ungeliebte Stelle findet), wird sich bei der Arbeit kaum wohlfühlen. Umfragen ergaben ferner, dass ein ungewisser Büro-Arbeitsplatz das Zugehörigkeitsgefühl der Angestellten zum Arbeitgeber deutlich verringert. Daher ist eine transparente Ressourcenverwaltung bei der Implementierung des Desk-Sharing-Konzepts unabdinglich. Die Digitaltechnik hat inzwischen intelligente Raumbuchungssysteme hervorgebracht, mit der Mitarbeiter von Zuhause aus Arbeitsplätze, Konferenzräume und auch Parkplätze buchen können. Dabei werden sämtliche Buchungen unkompliziert über eine Software mit zugehöriger App abgewickelt. Die Mitarbeiter sehen auf einen Blick, welche Plätze für welche Zeit buchbar sind. So ist gewährleistet, dass es nicht zu Doppelbelegungen kommt und dass die verfügbaren Plätze optimal genutzt werden.

Fazit

Flexibles Arbeiten ist auf dem Vormarsch – nicht nur wegen der Corona-Pandemie. Das Virus hat den Umbruch in vielen Unternehmen zwar forciert, aber auch ohne Corona wäre die Bürowelt heute im Wandel. Denn: Wenn alles vernetzt ist und Daten von überall abrufbar sind, verliert der feste Arbeitsplatz im Büro an Relevanz. Die Zukunft der Wissensarbeit liegt in einer Mischung aus individualisiertem und kollektivem Arbeiten; sie beinhaltet sowohl Home-Office als auch flexibilisierte Büroarbeit. Es liegt daher auf der Hand, dass Büroflächen künftig anders genutzt werden müssen als heute – zumal das klassische Großraumkonzept ohnehin nicht mit angemessenem Infektionsschutz zu vereinbaren ist. Unternehmen und Angestellte haben aber gelernt, dass nicht jeder zu einer bestimmten Zeiten an einem bestimmten Ort sein muss, um gute Arbeit leisten zu können. Zudem ist flexibles Arbeiten auch höchst ökonomisch, denn es geht mit niedrigeren Büroraumkosten, weniger pendelbedingten Zeitverlusten und mehr Mitarbeiterzufriedenheit (und damit auch mit mehr Mitarbeiterproduktivität) einher. Einer der Schlüsselfaktoren bei der Implementierung von flexiblem Arbeiten ist Desk-Sharing – in Kombination mit einem digitalen Arbeitsplatzreservierungssystem. Diese Form der Arbeitsorganisation wird die Arbeitswelt früher oder später flächendeckend prägen.

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