E-Auto laden beim Arbeitgeber: Was ändert sich 2026 bei Abrechnung und geldwertem Vorteil?

Warum hat der Jahreswechsel eine Routine abgeschafft, auf die sich viele Flotten verlassen haben?

Bis Dezember 2025 war die Erstattung von Ladestrom für E-Dienstwagen eine der bequemsten Positionen in der Lohnabrechnung: ein monatlicher Pauschalbetrag, kein Nachweis, fertig. Seit dem 1. Januar 2026 ist diese Bequemlichkeit weg. Das BMF-Schreiben vom 11. November 2025 (BStBl 2025 I S. 1929) hat die bisherige Regelung aus dem Schreiben vom 29. September 2020 ersetzt – und die monatlichen Pauschalen von 15 bis 70 Euro ersatzlos gestrichen. Letztmals steuerfrei auszahlbar waren sie für Dezember 2025.

 

Was das praktisch bedeutet: Jede Kilowattstunde, die ein Mitarbeitender zuhause in den Dienstwagen lädt und erstattet bekommen soll, muss ab 2026 messbar sein. Für Fuhrparkverantwortliche ist das ein Prozessthema. Für HR und Payroll ist es ein Compliance-Thema. Und für beide zusammen ist es der Anlass, die Ladestrategie einmal komplett durchzurechnen – denn der Ladeort entscheidet ab jetzt darüber, wie viel Aufwand eine Kilowattstunde verursacht.

 

Was gilt seit 2026?

Die Neuregelung unterscheidet klar zwischen dem Laden am Unternehmensstandort und dem Laden zuhause:

 

Laden am Firmenstandort bleibt der einfachste Fall. Das kostenlose oder vergünstigte Aufladen an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers ist nach § 3 Nr. 46 EStG steuerfrei – ohne Höchstbetrag, ohne monatliche Deckelung und für Firmen- wie Privatfahrzeuge der Mitarbeitenden gleichermaßen. Diese Steuerbefreiung gilt nach aktueller Rechtslage bis zum 31. Dezember 2030. Es braucht hier keinen Einzelnachweis pro Mitarbeitendem, weil kein steuerpflichtiger Vorteil entsteht, der nachzuweisen wäre.

 

Laden zuhause ist ab 2026 nachweispflichtig. Wer die Stromkosten seiner Mitarbeitenden als steuerfreien Auslagenersatz erstatten will, braucht einen Einzelnachweis der geladenen Strommenge über einen separaten stationären oder mobilen Stromzähler – zum Beispiel den Zähler in der Wallbox oder einen fahrzeugseitigen Zähler. Der Zähler muss nicht geeicht sein. Eigenbelege, Schätzungen oder Hochrechnungen über die Fahrleistung akzeptiert die Finanzverwaltung ausdrücklich nicht.

 

Liegt der Nachweis vor, gibt es zwei Wege zur Bewertung:

 

1. Individueller Strompreis: der tatsächliche Haushaltstarif des Mitarbeitenden, inklusive anteiligem Grundpreis.
2. Strompreispauschale: der vom Statistischen Bundesamt halbjährlich veröffentlichte Gesamtstrompreis für private Haushalte. Für das Kalenderjahr 2026 sind das 0,34 Euro pro kWh (Basis: Durchschnitt des ersten Halbjahres 2025 in der Verbrauchskategorie 5.000–15.000 kWh). Die Strompreispauschale wird jährlich neu festgelegt. Der Wert von 0,34 Euro/kWh gilt für 2026 – für 2027 ist mit einem anderen Betrag zu rechnen.

 

Das Wahlrecht zwischen beiden Wegen muss für das gesamte Kalenderjahr einheitlich ausgeübt werden. Bei 3.000 nachgewiesenen kWh im Jahr ergibt die Pauschale also einen maximalen steuerfreien Auslagenersatz von 1.020 Euro.

 

Nebenbei unverändert: Überlässt der Arbeitgeber eine betriebliche Ladevorrichtung zur privaten Nutzung, bleibt das steuerfrei. Übereignet er sie oder gibt er einen Zuschuss zur privaten Wallbox, kann das pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

 

Warum betrifft das Fuhrpark und HR gleichzeitig?

Bislang liefen die beiden Ladeorte in vielen Unternehmen in getrennten Welten: Der Fuhrpark oder das Facility Management kümmerte sich um die Ladesäulen auf dem Firmengelände, HR und Payroll um die Pauschale in der Lohnabrechnung. Die Pauschale war der Puffer, der beide Welten voneinander entkoppelt hat – solange sie ohne Nachweis floss, war es aus Abrechnungssicht schlicht egal, wo geladen wurde.

 

Dieser Puffer fehlt jetzt. Und damit wird eine Frage relevant, die vorher niemand stellen musste: Wo soll unsere Flotte eigentlich laden? Die drei Optionen unterscheiden sich ab 2026 deutlich:

 

Ladeort	Steuerliche Behandlung	Administrativer Aufwand	Kosten pro kWh
Firmenstandort	steuerfrei nach § 3 Nr. 46 EStG, ohne Höchstbetrag	kein Einzelnachweis nötig; Aufwand liegt in der Zuteilung der Ladeplätze	Gewerbetarif des Unternehmens
Zuhause	steuerfreier Auslagenersatz nur mit Zählernachweis	Nachweis, Bewertung, Payroll-Übergabe, Archivierung – pro Person, pro Monat	Haushaltstarif bzw. 0,34 €/kWh (2026)
Öffentlich	Abrechnung über Ladekarte, in der Regel unproblematisch	gering	meist die teuerste Variante

 

Die Konsequenz ist unbequem, aber logisch: Wer viel am Firmenstandort lädt, hat den steuerlich saubersten und meist günstigsten Ladeort – braucht dafür aber genügend verfügbare Ladepunkte. Wer viel zuhause lädt, braucht einen Prozess, der Nachweispflicht, Bewertung und Payroll zuverlässig abbildet. In der Realität wird jede Flotte beides brauchen. Die Frage ist nur, ob beides gesteuert ist oder nebeneinander herläuft.

 

Wie bekomme ich mehr Ladekapazität, ohne neue Ladepunkte zu bauen?

Der häufigste Reflex bei zu wenig Ladekapazität am Standort ist der Ausbau. Der ist teuer, dauert – und ist oft gar nicht das eigentliche Problem. Denn ein Ladepunkt, an dem ein vollgeladenes Fahrzeug acht Stunden lang parkt, hat pro Tag exakt einen Ladevorgang geliefert. Ein Ladepunkt mit gesteuerter Rotation liefert bis zu vier Ladevorgänge.

 

Genau hier setzt ParkHere an: Ladepunkte werden buchbar, Ladevorgänge werden über die Tiefenintegration per App gestartet und gestoppt und können verbrauchsgenau abgerechnet werden. Die Belegung wird in Echtzeit erkannt, und Berechtigungsgruppen steuern, wer wann laden darf. Ladeinfrastruktur und Parkraum liegen in einem System – Hardware-agnostisch, also auch mit bestehenden Ladepunkten und Schranken beliebiger Hersteller. Über 150 Unternehmen und mehr als 220.000 Nutzer nutzen die Plattform, die ISO-27001-zertifiziert und DSGVO-konform ist; Entwicklung und Server sitzen in Deutschland.

 

Der betriebswirtschaftliche Effekt: Mehr Ladevorgänge pro Ladepunkt bedeuten, dass mehr Kilowattstunden am günstigen, nachweisfreien Ladeort landen – und weniger am teuren öffentlichen Ladepunkt oder im nachweispflichtigen Heimladen. Wer die Auslastung seiner bestehenden Ladepunkte verdoppelt, verschiebt damit nicht nur Kosten, sondern auch Verwaltungsaufwand.

 

Und das Laden zuhause? Hier kommt MOBIKO ins Spiel

So gut die Standortinfrastruktur organisiert ist – ein Teil der Flotte wird zuhause laden. Bei Außendienst, Führungskräften mit langen Pendelstrecken und Mitarbeitenden im Homeoffice ist das schlicht der praktikabelste Weg. Und genau dieser Teil ist ab 2026 der aufwendigste.

 

Für dieses Stück der Kette gibt es MOBIKO, eine Plattform für betriebliches Mobilitätsmanagement, deren Modul Heimlademanager genau das Problem adressiert, das das BMF-Schreiben geschaffen hat: die rechtssichere, nachweisbasierte Erstattung von Heimladekosten.

 

Das Modul nimmt die Nachweise der Mitarbeitenden auf – Wallbox-Reports, Zählerstände oder Fahrzeugdaten –, prüft sie und übergibt sie payroll-fertig an das HR-System, sodass die Erstattung steuerfrei mit dem Gehalt ausgezahlt wird. In der Pro-Variante kommen die Ladedaten monatlich automatisch per API aus dem Fahrzeug; die Mitarbeitenden müssen dann nichts mehr tun. Die Belege werden DSGVO-konform archiviert und sind damit im Prüfungsfall verfügbar. Auch EU-weite Rollouts mit abweichenden nationalen Steuerregeln lassen sich abbilden. MOBIKO ist ebenfalls ISO-27001-zertifiziert.

 

Für HR und Fuhrparkmanagement ist der entscheidende Punkt weniger die Technik als die Entlastung: Statt monatlich Belege einzusammeln, Plausibilität zu prüfen und Payroll-Zeilen manuell zu erzeugen, kommt ein geprüfter Datensatz an.

 

Wie setze ich das in der Praxis um?

Aus der Kombination beider Systeme ergibt sich eine klare Zuständigkeit:

 

1. Ladebedarf ehrlich erheben. Wie viele Fahrzeuge, welche Fahrprofile, wer kann realistisch zuhause laden und wer nicht?
2. Standortkapazität ausreizen, bevor ausgebaut wird. Buchbarkeit, Rotation und Berechtigungen erschließen oft mehr Kapazität als eine neue Ladesäule – bei einem Bruchteil der Kosten.
3. Ladepolicy schriftlich festlegen. Welcher Ladeort hat Priorität, wer darf öffentlich laden, welche Nachweise sind Pflicht?
4. Heimladen nachweisfähig aufsetzen. Zähler klären, Bewertungsmethode für das gesamte Kalenderjahr festlegen, Payroll-Schnittstelle etablieren.
5. Verbrauch und Auslastung gemeinsam auswerten. Erst wenn Standort- und Heimladedaten nebeneinanderliegen, lässt sich die Ladepolicy datenbasiert nachschärfen.

 

Fazit

Der Wegfall der Ladestrom-Pauschalen ist kein reines Steuerthema. Er macht den Ladeort zu einer betriebswirtschaftlichen Entscheidung: Am Firmenstandort ist Laden steuerfrei ohne Einzelnachweis – vorausgesetzt, die Ladepunkte sind tatsächlich verfügbar. Zuhause ist Laden weiterhin steuerfrei erstattbar – vorausgesetzt, der Nachweis stimmt.

 

Beide Voraussetzungen brauchen ein System. ParkHere sorgt dafür, dass die Ladeplätze am Standort so effizient genutzt werden, dass möglichst viele Kilowattstunden dort landen. MOBIKO sorgt dafür, dass die Kilowattstunden, die zuhause geladen werden, korrekt nachgewiesen und abgerechnet werden. Zusammen ergibt das eine Ladestrategie ohne Lücke zwischen Fuhrpark und Payroll.

 

Sie wollen wissen, wie viel Ladekapazität in Ihren bestehenden Ladepunkten noch steckt? Wir freuen uns auf den Austausch!