ParkHere Wissen

Zurück ins Office nach Corona: So organisieren Sie die Arbeits- und Parkplätze Ihrer Mitarbeiter

Die Homeoffice-Pflicht wurde aufgehoben und die Mitarbeiter:innen fahren nach und nach wieder in die Büros. Doch funktioniert das so einfach? Wie müssen Konzepte aussehen, um trotz anhaltender Hygieneverordnungen den Büroalltag wieder aufzunehmen?

Das Bundeskabinett hat eine Anpassung der Corona-Arbeitsschutzverordnung beschlossen. Mit diesem Vorgehen ist die Homeoffice-Pflicht seit dem 01.07.2021 nicht mehr gegeben. Für viele Unternehmen bedeutet dies die Rückführung der Belegschaft ins Büro. Die Vorgehensweise der Rückführung geschieht auf unterschiedlichste Art. Einige Arbeitgeber:innen planen eine 50-prozentige Auslastung und eine stufenweise Rückkehr der Mitarbeiter:innen. Andere lassen die komplette Belegschaft auf einmal wieder im Büro arbeiten. Welches Konzept das richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen kommt es auf die Unternehmensgröße an und zum anderen auf die Möglichkeiten eines Unternehmens, Hygienekonzepte umzusetzen. Trotz der Aufhebung der Homeoffice-Pflicht, ist die Gefahr der Ansteckung und der Verbreitung des Coronavirus nicht verschwunden. 

Wie kann man bei der Rückführung der Arbeitnehmer:innen an den Arbeitsplatz die Auslastungsgrenzen einhalten und gleichermaßen den Prozess komfortabel für alle gestalten? 

Es beginnt bei den Parkplätzen

Sollen Arbeitnehmer:innen ihre Arbeit wieder im Büro aufnehmen, beginnt die Organisation für Geschäftsführer:innen nicht erst am Arbeitsplatz, sondern schon vor dem Gebäude auf dem Mitarbeiterparkplatz. Je nachdem wie groß ein Unternehmen ist, wie viele Parkplätze es zur Verfügung hat und wie viele Mitarbeiter:innen auf einmal zurück im Office erscheinen sollen, ergeben sich verschiedene Herausforderungen für die Organisatoren. 

Firmen, die schrittweise ihre Belegschaft zurück ins Büro führen, sehen sich mit der Aufgabe konfrontiert, die Auslastung des Parkplatzes zu optimieren. Es wird nicht jede Person, die vor der Corona-Pandemie einen Parkplatz zugewiesen bekommen hat, auch direkt zu den ersten Mitarbeiter:innen gehören, die wieder an den Schreibtisch im Office zurückkehren. Wiederum andere, die vorab keinen eigenen Mitarbeiterparkplatz innehatten, gehören eventuell zu den ersten Rückkehrern.
Arbeitgeber:innen sollten an dies bei der Organisation mit einbeziehen. 

Im ersten Schritt ist die zeitweilige Übergabe von Firmenparkplätzen an andere Kolleg:innen möglich. Jedoch ist dies nur eine kurzfristige Lösung, da diejenigen, die ihren Parkplatz abgeben mussten, ihn bei Bedarf auch zurückfordern werden. Wird dies nicht richtig kommuniziert, wird sich das negativ auf die Chemie innerhalb des Teams auswirken. 

Konzerne mit einer hohen Mitarbeiteranzahl werden besonders mit dieser Problematik konfrontiert. 

Intelligentes Parkraummanagement als Problemlöser

Was es im Gegensatz zu kurzfristigem Aktionismus benötigt, sind langfristige und intelligente Lösungen, die sowohl dem Unternehmen als auch der Belegschaft eine maximale Flexibilität und Komfort bieten. 

Das Münchner Hightech Unternehmen ParkHere bietet effiziente und nachhaltige Lösungen, um das Parkraummanagement von Unternehmen zu optimieren – mithilfe eines Komplettsystems, bestehend aus:

  • Einem Terminal mit automatischer Kennzeichenerkennung 
  • Einer Corporate-Parking App
  • Einer Reservierungssoftware für die Parkplatzvergabe und -verwaltung

Das Terminal mit automatischer Kennzeichenerkennung wird direkt an der Ein- und Ausfahrt der Parkanlage installiert und ist mit allen Schrankensystemen kompatibel. Die im Terminal verbaute Kamera erkennt schon beim langsamen Anfahren des Fahrzeugs das Nummernschild und identifiziert in Echtzeit die im System hinterlegten Daten, mit einer Erkennungsrate von 99,9 Prozent. Dies sorgt für eine flüssige Ein- und Ausfahrt, ohne lange Rückstaus.
Als Fallback-Möglichkeit kann man als Fahrer:in zusätzlich mit der Corporate-Parking App einen QR-Code am Terminal scannen, um sich zu authentifizieren. 

Die Corporate-Parking App ermöglicht den Mitarbeiter:innen das eigene Kennzeichen zu hinterlegen, freie Stellplätze auf dem Parkgelände zu reservieren und zu buchen. Die App weist den Nutzer:innen nach der Reservierung einen bestimmten Parkplatz zu und navigiert das Fahrzeug bei der Einfahrt zur entsprechenden Stellfläche.

Die Reservierungssoftware ist eine webbasierte Benutzeroberfläche für Administrator:innen. Es ist ganzheitlich vernetzt und kommuniziert durchgehend mit dem Terminal und der Corporate-Parking App. Über das Dashboard der Reservierungssoftware ist es den zuständigen Mitarbeiter:innen möglich eigenständig Parkplätze zu vergeben und die hinterlegten Daten zu verwalten. 

Um auf die individuellen Gegebenheiten eines jeden Unternehmens einzugehen, können alle Komponenten des Systems angepasst werden. 

Dashboard App Terminal

Vom Parkplatz zum Arbeitsplatz

Für die Rückkehr aus dem Homeoffice, ist das Management des Büros und jedes einzelnen Arbeitsplatzes eine der Hauptaufgaben der Geschäftsführung. Die Herausforderungen, die ihnen bevorstehen, unterscheiden sich von denen, die sie auf dem Parkplatz haben. Die Lösungsansätze hingegen ähneln sich.

Je nach Größe des gesamten Büros und der einzelnen Räume müssen sich die verantwortlichen Personen mit Hygienemaßnahmen auseinandersetzen. Aufgrund von weiterhin bestehender Abstandsregeln sind viele Firmen gezwungen, die einzelnen Arbeitsplätze neu zu verteilen. Dies führt zwangsläufig dazu, dass nicht jeder der Mitarbeiter:innen den gewohnten Arbeitsplatz besetzen kann.
Daher ist es wichtig die Arbeitsplätze nicht mehr nach starren Vergabeprinzipien zu verteilen, sondern flexibel besetzbar zu machen. Auf diesem Wege ist es dem Unternehmen möglich den größtmöglichen Ansteckungsschutz zu gewährleisten.
Die Option nach einer Reservierung von Arbeitsplätzen ist in diesem Fall ein geeignetes Mittel, um die Vergabe der Plätze zu organisieren.
Mithilfe dessen werden nur die Arbeitsplätze freigegeben, die innerhalb der Abstandsregeln genutzt werden dürfen. Sind alle ausgebucht, weiß der Rest der Belegschaft, dass für diesen Tag keine Möglichkeit für Präsenzarbeit besteht. 

Um diese Maßnahmen durchführen zu können, braucht es digitale Unterstützung. 

Digitalisierung des Arbeitsplatzmanagements

Unterschiedliche digitale Lösungsansätze für die flexible Organisation von Arbeitsplätzen existieren schon seit einigen Jahren. Begriffe, wie New Work und Arbeitsplatz 4.0 gehören zum allgemeinen Sprachgebrauch in der Arbeitswelt und beschäftigen Unternehmen wie Mitarbeiter gleichermaßen. 

Die Corona-Pandemie hat das Verständnis und die Forderung nach neuen Arbeitsmodellen forciert. Großraumbüros, die seit über 20 Jahren fester Bestandteil der Bürolandschaften sind, werden zunehmend überdacht. Nicht zuletzt durch die erhöhte Ansteckungsgefahr durch Viren oder Bakterien, wovor der Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel schon länger gewarnt hat.
Angestoßen durch New Work, verstärkt durch Corona, werden digitale Lösungsansätze für das Arbeitsplatzmanagement immer wichtiger. 

WorkHere – digitale Lösung für Arbeitsplatzreservierung

ParkHere hat für diese Problemstellung seine digitalen Lösungen für das Parkraummanagement auf die Bürolandschaft adaptiert und somit einen neuen Lösungsansatz für das Management von Arbeitsplätzen geschaffen.

WorkHere besteht aus zwei Komponenten – einem Dashboard und einer App. 

Über das Dashboard kann das Unternehmen die Daten der Mitarbeiter:innen anlegen und diesen per E-Mail eine Berechtigung zum Download  der App erteilen. 

Nach dem Download der App können die Arbeitnehmer:innen die eigenen Daten hinterlegen und mit wenigen Klicks verfügbare Arbeitsplätze buchen. Nach der erfolgreichen Buchung erfolgt noch eine weitere Authentifizierung am Eingang des Büros oder direkt am Platz durch einen QR-Code. 

Auf diesem Wege sind Unternehmen in der Lage die Auslastung der Büroräume gemäß den Verordnungen zu organisieren und gleichermaßen eine hohe Flexibilität bei der Vergabe von Arbeitsplätzen zu gewährleisten. 

work-here-app

Mit einem durchdachten Konzept zurück ins Büro

Sollte der Wunsch in der Geschäftsführung bestehen, dass die Mitarbeiter:innen wieder zurück ins Büro kommen, müssen sie der Belegschaft ein durchdachtes Konzept präsentieren, welches nachvollziehbar und leicht umzusetzen ist.
Digitale Lösungsansätze für Park- und Büroflächen existieren bereits und werden von Unternehmen wie ParkHere direkt aus einer Hand angeboten. Gemeinsam mit Anbietern solcher digitaler Konzepte können die verantwortlichen Abteilungen Lösungsansätze entwickeln, die sowohl der Gesundheit als auch der Flexibilität der Menschen dient. 

Sie möchten regelmäßig Informationen von ParkHere erhalten, dann füllen Sie das Formular aus und bleiben Sie stets über die aktuellen Mobilitätsthemen informiert.